Quant costa posar una màquina de vending a la teva empresa?

La resposta sincera és que depèn, però no del que la majoria es pensa. No depèn tant de la màquina com de qui assumeix el cost del producte. Aquesta sola decisió fa variar el cost entre zero euros al mes i una quantitat fixa en el teu pressupost anual.

Aquest article desglossa tot el que es paga en un servei de vending, quines variables influeixen en el preu i com interpretar un pressupost perquè no et sorprengui res al tercer mes.

El primer que has de saber: pot costar zero

Molta gent se sorprèn quan ho descobreix. En el model de cessió gratuïta, l’operador instal·la la màquina, la reposa, en fa el manteniment i assumeix les avaries. L’empresa no paga res: qui paga és el treballador cada vegada que consumeix.

No és cap truc comercial, és com funciona la major part del vending a Espanya. L’operador recupera la inversió amb les vendes i, per això, necessita que la ubicació tingui prou consum.

I aquí arriba el primer error de càlcul habitual: no es tracta de quants treballadors tens, sinó de quanta gent passa per davant de la màquina. Una nau amb 30 persones en tres torns consumeix més que una oficina de 60 on la meitat teletreballa els divendres. Un taller amb clients esperant, un centre de formació o una bugaderia amb gent fent temps poden funcionar molt bé amb una plantilla mínima.

Per això no hi ha cap xifra màgica. Ho valora un comercial visitant la ubicació concreta: pas de gent, horaris, torns i tipus de centre.

Què es paga en cada model

Concepte	Cessió gratuïta	Lloguer	Compra
Màquina	0 €	Quota mensual	Pagament únic
Instal·lació	Inclosa	Inclosa	Segons el proveïdor
Manteniment i avaries	Inclòs	Inclòs	Contracte a part
Producte	El paga el consumidor	Empresa o operador	Empresa
Consumibles	Inclosos	Segons el contracte	Empresa
Retirada en finalitzar	Inclosa	Inclosa	—

Si vols conèixer amb detall quan convé cada model, ho expliquem a llogar, comprar o fer un rènting de màquines de vending.

El cost que ningú calcula: tot allò que no és la màquina

Quan una empresa compra la màquina pensant que estalvia, gairebé sempre ha calculat només el preu de l’aparell. Això és el que ve després:

Producte. Cafè en gra, llet, xocolata, ampolles petites, snacks. És la despesa recurrent més elevada i la que més varia segons el consum de la plantilla.

Consumibles. Gots, bastonets, sucre, tovallons. Sembla poca cosa fins que ho multipliques per 40 persones i 220 dies laborables.

Manteniment. Neteja de circuits, descalcificació, calibratge del molinet, substitució de peces de desgast. No és opcional: una màquina de cafè sense neteja del circuit de llet pot provocar problemes sanitaris i de sabor en qüestió de setmanes.

Sistema de pagament. Si acceptes targeta, hi ha una comissió per transacció. Amb tiquets mitjans d’aproximadament un euro, aquesta comissió té un pes proporcionalment més gran del que sembla.

Electricitat. Una màquina de cafè pot arribar a uns 1.850 W en el moment d’escalfament, tot i que en funcionament normal consumeix força menys. Una de refrescos o de brioixeria ronda els 450 W quan està refrigerant, però no s’apaga mai.

Temps d’algú. Reposar, demanar producte, controlar caducitats, buidar residus. És el cost invisible i el que fa fracassar la majoria de màquines comprades: no per diners, sinó perquè el dia que aquesta persona està de vacances la màquina es queda buida.

Per què no trobaràs aquí un preu tancat

Podríem posar una taula de preus. Seria més còmode per a tu i millor per al nostre posicionament. No ho fem perquè seria una veritat a mitges, i t’expliquem per què:

El cost per consumició depèn de la qualitat del cafè que triïs. No costa el mateix una mescla estàndard que un cafè d’origen o un blend elaborat a mida per a la teva empresa. I també depèn del volum i les condicions de cada client: un centre amb tres màquines i un consum elevat no té la mateixa estructura de costos que un despatx amb una sola màquina.

Qualsevol operador que et doni un preu tancat sense haver vist la ubicació t’està donant un preu de partida que després canviarà. Preferim que la primera xifra que vegis sigui la definitiva.

El que sí que et podem dir és exactament quines variables fan variar aquesta xifra, que és el que veurem ara.

Què encareix un pressupost de vending

Refrigeració. Una màquina de begudes fredes o de productes frescos costa més d’instal·lar, consumeix més i necessita més manteniment que una de cafè.

Producte fresc o plats preparats. Afegeix control de temperatura, rotació i minves. És una de les coses per les quals més ens pregunten últimament i de les que més fan pujar el cost.

La qualitat del cafè. És la variable que més influeix en el cost per consumició i la que més es nota en el fet que la gent utilitzi la màquina o no. Val la pena decidir-la conscientment, no per defecte.

Nombre de màquines. Dues màquines al mateix centre surten proporcionalment més barates que dues en centres diferents, perquè la ruta de reposició és la mateixa.

Ubicació i accessos. Una nau en un polígon, una obra o un centre amb horari restringit encareixen la logística de reposició.

Telemetria i pagament amb targeta. Augmenten el cost inicial i redueixen l’operatiu: la màquina avisa abans de quedar-se buida i s’eviten desplaçaments innecessaris. En centres grans s’amortitza sol.

Horari del centre. Un lloc obert les 24 hores o amb tres torns necessita més freqüència de reposició que una oficina de 9 a 17 h amb la mateixa plantilla.

Quant costa no instal·lar-ne una

Aquest càlcul gairebé ningú el fa i sovint és el que acaba decidint la compra.

Si una persona baixa a la cafeteria de la cantonada, entre baixar, demanar, esperar i tornar passen entre 15 i 20 minuts. Si s’atura a la màquina de l’oficina, són 5 minuts.

En una empresa de 40 persones on la meitat baixa una vegada al dia, són 20 persones per 12 minuts addicionals: quatre hores de feina al dia que se’n van per la porta. Al mes, unes 80 hores.

No cal portar el càlcul fins a l’últim euro per veure que qualsevol quota de vending queda per sota. I hi ha un efecte secundari que les empreses amb torns coneixen bé: la pausa es concentra i s’acaba, en lloc d’allargar-se.

Com interpretar un pressupost de vending

Hi ha quatre coses que han de constar per escrit. Si en falta alguna, demana-la abans de signar:

1. Què inclou exactament el manteniment. No n’hi ha prou amb «manteniment inclòs». Ha d’especificar si inclou peces, desplaçaments i neteja de circuits, o només mà d’obra.

2. El termini de resposta davant d’una avaria. En hores concretes, no amb un «tan aviat com sigui possible». És la dada que més diferencia uns proveïdors dels altres i la que menys apareix als pressupostos. El nostre termini és de 24 hores en dia laborable, i consta per escrit al contracte.

3. Com es gestiona una devolució. Quan la màquina cobra i no dispensa el producte, hi ha d’haver un canal que funcioni. Si l’única via és trucar per telèfon, pregunta què passa quan comunica.

4. Les condicions de finalització. Durada, preavís, qui retira la màquina i si hi ha penalització per cancel·lar abans d’hora. Al sector, el més habitual són contractes de tres anys, perquè l’operador assumeix la inversió de l’equip.

Què fem nosaltres

Preparem el pressupost després de veure la ubicació i preguntar quants sou, en quin horari treballeu, quanta gent hi passa i qui pagarà el cafè. Sense aquestes dades, qualsevol xifra és inventada.

Instal·lem, reposem i fem el manteniment amb servei tècnic propi a Barcelona i a tot Catalunya, amb un compromís de resposta de 24 hores en dia laborable.

Explica’ns com és la teva empresa i t’enviarem un pressupost tancat, per escrit, amb el termini de resposta inclòs. → Demanar pressupost